同友会活動における情報化推進のあゆみ

Ⅲ.中同協における情報化の位置づけと展開〜全国ネットワークを生かして

2.各同友会間や中同協間の通信手段としての活用

(機90年代からの中同協のIT化〜ファイル管理やDTPへ

中同協がワープロを併用しながら、コンピューターを導入したのは1989年。NECのN5200を1台導入し、ワープロ機能による発信文書作成をはじめ、表計算機能で会員数の集計、組織率などを、データベース機能で準備会名簿、各種名簿などを管理していました。また、財務会計ソフトも載せ、会計業務の合理化も図ってきました。

91年にはパソコンNEC-PC9801シリーズを3台導入、その後徐々に増やしていき、97年からは事務局員一人に一台のパソコンPC98を導入し、MS-Windows95のピア・ツー・ピアのLAN構築を行い、局内にファイルサーバーを置くようになりました。

中同協事務局と各同友会事務局の情報交換は、80年代当時はファクシミリ(以下、FAX)が全同友会事務局に導入されていなかったため、郵送を基本としていましたが、90年代からは会員増強速報などをFAXの一斉同報機能などを利用して各同友会事務局に送信されるようになりました。

96年から中同協事務局では一部のパソコンでパソコン通信を試験運用し、97年からインターネットを介した電子メールの利用を開始しました。これ以降、インターネットに接続できる同友会事務局からの情報は、FAXから電子メールに切り替わっていきます。

(Ⅱ)90年台後半、電子メールの活用からはじまった情報共有

電子メールが、中同協事務局実務に有効に機能し始めたのは、1999年からです。98年に中同協事務局員全員に個別メールアドレスが付与され、各同友会からの「中小企業家しんぶん」記事の入校がデジタル化されることで、「中小企業家しんぶん」局内DTP化構想が生まれ、99年1月25日号からDTP化を実施。そのことで年間450万円程度のコスト削減と作業の合理化ができるようになりました。

すでに10年間が経過し、累計で4500万のコスト削減を行ってきたことになります。

また、98年11月からは中同協から「同友会事務局メール通信」の形式で、メールアドレスを持つ同友会事務局に配信を開始し、事務局の諸連絡については事務局のグループウエアが立ち上がるまで利用されました。

このように中同協として通信手段インターネットを活用し、編集手段としてパソコンを活用することが実務面での合理化につながり、中同協と各同友会事務局との情報交換の密度を増すことになりました。

98年2月に1100名が参加して宮崎で開かれた第28回中小企業問題全国研究集会の設営段階で、参加者集約のために、電子メールを活用し、表計算ソフトで各同友会が作成する参加者リストを設営同友会でデータベースソフトに一本化する作業が行われました。

中同協に対し全国行事参加者管理システム構築の強い要請がありました。しかし、先の機種依存型のシステムでは課題も多く、2001年にインターネットのウエブ上で機能する全国行事の参加者管理システム「Netpro」がつくられ、中同協第33回定時総会(北海道)から稼働し、その後、全国会員データベースとも連動するようになって、設営同友会に限らず全国行事にかかわる事務局の作業は一気に合理化されました。詳細はNetproの項参照。

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