同友会活動における情報化推進のあゆみ

Ⅲ.中同協における情報化の位置づけと展開〜全国ネットワークを生かして

3.全国レベルでの情報共有と発信

(Ⅱ)事務局間の情報共有から役員との情報共有へ〜「ITを駆使する経営者団体」めざす

インターネット環境が整備されるに従って、同友会では事務局レベルでの情報共有について要求が高まり、リアルタイムの情報交換で、相互に状況を把握しながら運動をすすめていくとともに、役員との情報共有で運動を加速していきました。

① 運動への思いを共有するメーリングリストとグループウエア

2001年の全国事務局長会議で、02年4月からの中同協の発信文書(各同友会事務局への送付分)のデジタル化が確認されました。これは各同友会事務局でのファイルのデジタル化への移行に併せたもので、中同協からの発信文書を各同友会でも簡単に流用できるようにするためです。これと同時に、02年5月には「(1)全国の運動の方向性を合わせていく一助、(2)事務の合理化の手助け、(3)連帯意識の高揚に」との目的のもとで、全国事務局のグループウエア(サイボウズ)を構築。中同協にある同友会運動の資産(各種データ)や各同友会の活動資料や調査資料等を事務局レベルで共有していくこととなりました。

同時期に全国の事務局長のメーリングリストを立ち上げ、運営にあたっての情報交換や集中豪雨・震災時の被災地への励ましなどに活用されている。04年には政策担当事務局のメーリングリストも設置され、選挙時の公開質問状や金融問題、政策要望などについて情報交換されるようになった。

その後、2004年にメール配信もできるグループウエアシステムが導入され、03年7月の中同協第35回定時総会で「同友会がITを駆使する経営者団体になろう」と打ち出し、中同協幹事である各同友会のトップリーダー自らが「ITを駆使する経営者」になっていくために、幹事会としての利用を開始することになりました。

このときに全国的課題を審議する中同協の幹事会(常任幹事会)の運営の円滑化を図るため、中同協からの資料は事前配布し、配布された資料は読了して会議に臨める体制を確立する必要があるという点が強調されており、IT化の推進が会議のあり方にも影響していることが分かります。

現在は中同協としてもe.doyuを活用し、情報共有だけでなく、電子会議室での意見交換、アンケート実施などで多面的に活用が進んでいます。

② 全国行事参加者ネット登録システム「Netpro」の誕生

Netproは全国行事の参加登録実務を円滑に進め、全国事務局の全国行事の参加状況を共有し、開催地の実務を軽減するために2001年に立ち上げられました。

システム立ち上げのために、全国の事務局(2000-2001年行事開催地)のプロジェクトが結成され、メ―リングリストでの議論を中心に、新システムの構築・試験運用がされ、中同協としてはじめてWEBサーバーを所有し、2001年中同協第33回定時総会(北海道)にて初期システムが完成されました。

その後改良が加えられ、各行事設定を中同協事務局でできるようになり、宿泊を伴う全国行事すべてに適用できるシステムとなり、開催地の負担を軽減することで、事務局員の少ない小規模の同友会での開催もできるようになりました。

現在は行事規模に合わせた利用料を、行事設営費から拠出する形をとり、システムの独立採算でバージョンアップができる環境がつくられました。

③ インターネット上におけるハード環境の整備

本格的にインターネットを活用していくためには、中同協としてインターネット上にサーバーを置くなど、ハードウエアの整備が不可欠です。

そのきっかけを作ったのが、先のNetproの構築でした。データベースを走らせながら独自のシステム環境をつくるためにはサーバー確保が不可欠となり、中同協としてはじめてインターネット上に独自サーバーを置くことになりました。その際、サーバー活用の一環として、各同友会のホスティング領域を設け、統一ドメインの利用を促進するとともに、結果的にホスティング利用料を徴収することで、ランニングコストの負荷分散を図ることとなりました。2001年時点の11同友会が、2008年現在32同友会がホスティングするようになっています。200名以下の同友会は当初無料でホスティング領域を提供したため、2001年以降設立された同友会は最初から独自ドメインを持ち、ホームページを立ち上げる環境を得ることができました。

これらのハードウエア環境を整備しながら、中同協として必要とされるシステムを次々構築していくとともに、各同友会も中同協サーバーや統一ドメインを活用することで、独自サーバーやドメイン運用に余計な労力を費やすことなく情報化を推進する環境となりました。

(Ⅲ)会員間経済交流の検討から生まれた「全国会員データベース」

2001年に設置された中同協情報化促進検討会では、幹事会から諮問された、同友会の枠を超えた経済交流について検討を行いました。しかし、「経済交流」を前提にしたインターネット上の場の設定は、会内での「経済交流」の取り扱い方や考え方、認識が同友会によってまったく違うため難しいとし、全国の「会員情報の共有」ということで、全国の会員のデータベースの検索サイトを提案することとなった。

それが2002年から現在まで公開されている「全国会員データベース」で、一般公開を前提とし、掲載は本人の意思により自己責任の原則を貫くこととしました。このサイトの立ち上げの際には「同友会における経済交流のあり方」の文書をまとめ、同サイトに掲載しています。

このシステムにより、どんな地域にどんな企業があるのかが明確になり、会員同士が知り合い、経済交流のきっかけをつくってきています。また、経営者のデータベースで一般公開されているもののなかで、4万社のデータ量があるものは日本でも唯一であり、日々真剣に学びながら奮闘している中小企業経営者の存在を知らせ、同友会を企業側から知るものとして機能しています。

さらには、このデータベースが現在中同協のシステムの基幹データとなっており、現存するさまざまなシステムがこのデータベースと同期を取ることで稼働しています。またこのデータをもとに全国の会員の構成(業種別、規模別、男女別、設立年、入会年など)の統計資料を事務局間で共有する統計システムも立ち上がり、リアルタイムで全国の会員構成を共有することが可能になりました。

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