同友会活動における情報化推進のあゆみ

Ⅳ.同友会の組織活動の支援〜対外的発信と組織戦略への組み込み

3.同友会の活動スタイルを変えた、組織活動支援システム「e.doyu」

同友会における情報共有、発信、集約機能を備えた組織活動支援システムe.doyuは、2005年9月にオープンし、同友会の活動のスタイルを変え、会員の声を即座に集約・発信できるようになることで、外部からも同友会への注目を集めるようになりました。

(Ⅰ)導入の意義

各同友会においてe.doyuを導入する意義は以下の7点にまとめられています。

  • 同友会の活動の基礎組織である「支部」。その支部活動でe.doyuを運用することで、会員による支部の自主運営を可能とし、常に同友会の最新情報を共有できる民主的な環境を同友会として提供することができる。
  • 支部活動の中心でもある「例会」。この例会等の案内配信や参加登録が各会員からネット上で簡便にでき、参加状況を共有できる。また、参加登録がない人に催促メールを出すことで、参加促進にも有効。
  • 事務局と役員の役割を明確にしてすすめることで、事務局実務と通信経費を軽減できる。事務局活動の高度化を図り、質の高い同友会運動を支える基盤を作る環境を提供することができる。
  • アンケート機能などを活用し、会員の声を即座に集約し分析することで、政策活動では行政への交渉力が高まる。
  • 中小企業経営者としてこのようなツールを使いこなすことで、自らの会社組織の運営にも発展的に応用することができる。
  • 携帯電話対応で、いつでもどこでも新鮮な同友会の情報が得られる。
  • e.doyuの会内普及時には、導入推進役員が個別会員の状況をつかみ、戸別訪問などで活用を支援することで、会員間の交流が進み、休んでいた会員を例会へ誘うなど、組織の活性化を図ることができる。

これは、①情報の提供と共有として、会員の所属する組織属性に応じた情報提供と共有、②活動の教訓・成果の積み上げとして、会内の活動にかかわる情報のストックと再利用による積上げ型活動の実践の支援、③会員の声の集約を簡便にするとして、景況調査や時事問題・パブリックコメントへの対応を可能にする、④即時性のある会員の声の分析・発信として、全国データベースの登録項目によるクロス分析結果を対外的に提供することで、外部環境を変える情報となるとまとめることもできます。

(Ⅱ)全国の共同求人サイトJobway〜ASP構想の先駆け

活動の基礎組織「地区会」の運営を、事務局の手を借りずに役員が運営する愛知同友会では、役員の実務負担を軽減するため、2003年に会内組織(役員会、支部・地区等176組織、当時)の組織活動支援システム(グループウエア)「あいどる」を立ち上げました。メールアドレスの登録率を高め、まず役員が活用し、一般会員に普及していく手順で利用を広げ、会内の各組織で情報の共有化を図るシステムを運用、導入し実績を上げていきます。

しかし、小規模同友会では導入を希望しても、開発コストが見合わないため「2003全国広報・情報化交流会」(千葉)では、組織活動支援システムのASP化およびその実施スケジュールの促進検討会への提案要請があり、検討に入ることになりました。

その後、情報化促進検討会では「2004組織問題全国交流会」で、組織強化のために中同協でのシステムを開発・提供し各同友会で積極的に運用していくことを提起。中同協幹事会(11月)で2005年度導入を検討、第3回幹事会(6月)でシステムの仕様を確認し、中同協ASPによる組織活動支援システムの立ち上げを決めました。

(Ⅲ)初期仕様とパートナー企業の選定〜中同協で初めての入札制度の導入

2005年2月に中同協としては初めて入札制度を導入して、パートナー企業を公募し、将来4万名が利用するグループウエアとしては桁違いの少額である初期費用1500万円にもかかわらず、会内外19社が応募し、2次の選考によりパートナー企業を決定しました。

少額でも導入できたのは、各社が持つ既存のプログラムを中同協仕様としてカスタマイズするとの条件があったためで、入札当初の仕様の機能要件は、掲示板、スケジュラー、文書管理機能、案内連絡機能、行事参加登録システム、アンケート機能を持ち、IDによる権限区分を設けられるものとすること等でした。

このページの先頭にもどる

携帯用二次元バーコード
携帯対応について

更新情報RSS