長崎同友会は現在、県行事の案内は事務局で行っていますが、支部行事（役員会・例会・委員会など）の案内は支部で責任を持って行っています。
ログインの仕方・出欠登録の仕方・掲示板の見方などを記載した「e.doyu簡易マニュアル」、掲示内容を事務局に確認後、原則会員自身で掲示するなどを記載した「e.doyu掲示板掲示基準」を議案書に掲載し、入会手続きの企業訪問の際事務局員が必ずe.doyuについて説明しています。
支部での具体的取り組み
支部役員は、支部行事の案内文書を作成し、e.doyuで告知後出欠管理を行っています。また、通常例会1週間前に開催している役員会で例会の出欠状況を確認し、スポンサーなどを中心とした「声掛け担当者」を決めて出欠確認を行っている支部や回答権限を役員会メンバーに設定している支部もあります。
「自主の会」である同友会でそこまでしなければならないのか？という意見も常にありますが、出席は無理でも100％返信とお互いの顔が見える関係づくりをめざし、役員が奔走することで支部内の結束が図られています。また、「ファイルライブラリ」に役員会議事録や例会資料などを保存しています。
もちろん、簡単に移行できたわけではありません。
2009年度に30歳代の経営者を中心とした「島原支部」の設立があり、2010年度e.doyu活用全国トップとなった時期もあったことから、当時の情報広報委員長がe.doyuのさらなる推進を図り、「支部行事案内の支部発信」を理事会に提案するも理事会では「運営の負担増は納得できない」「何のための事務局なのか!?」などの意見があり決議に至りませんでした。
しかし、2013年度「五島支部」立ち上げをはじめ会活動の活性化が進む中、事務局の対応が物理的に不可能となったことから、対応できる支部・役員には徐々にe.doyuでの配信の協力をお願いしました。
その後e.doyuリニューアルを控えた2015年度8月理事会でついに全支部対応が決議されました。
今後の展望
景況調査などに活用している「NEWアンケート」は回答方法が簡単ですが、まだまだFAXによる回答が多く、その比率はほぼ1対1です。
事務局に入力の手間をかけないためにもe.doyuでの100％回答をめざすと同時に他の機能のさらなる活用の推進を図り会の更なる活性化につなげていく予定です。
「中小企業家しんぶん」 2017年 1月 15日号より
