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同友会が身近に 各地でウェブ会議活用

 「同友会への参加機会を増やそう」と、各同友会でインターネットを利用したウェブ会議が活用されています。中同協では2016年8月から情報化推進本部や打ち合わせなどで活用を開始し、各同友会にも試験利用環境を提供しています。広大な地域に広がる北海道、冬の山越えが危険という山形、遠隔支部を結ぶ和歌山の3同友会の取り組みを紹介します。

8カ所の事務所つないで会議~役員会や事務局ウェブ朝礼【北海道】

 北海道同友会では、2017年1月より専用機によるウェブ会議システムを導入し、全道会議の持ち方を改善しています。

 北海道の面積は8万3000平方キロメートル。九州・沖縄と四国4県、山口、島根、広島の3県を足した広さゆえ、会議参加のため飛行機やホテルの手配が必要になることもあります。このような地理的ハンディを緩和しようと、「移動の手間を削減することによる全道規模会議への参加促進」、「支部間の情報共有の一層の促進」を目的に、170万円をかけてウェブ会議システムを導入しました。

 北海道同友会には10の広域支部があり、5751名の会員を事務局員が常駐する8カ所の事務所でフォローしています。この8事務所にクラウドシステムの専用機を設置し、まず全道の専門委員会で使用してみました。画面は最大15分割でき、発言者は自動でクローズアップされます。画像や音声もクリアで違和感が少なく、最寄りの支部事務所から参加できるため参加率も上がり、各地域における経営課題や取り組み事例などの情報共有が進みました。2018年2月には共同求人活動のオリエンテーションをウェブ会議で実施しました。

 また全道65名の事務局員が一堂に会する機会は、これまで年に1度の会議だけでしたが、新年の仕事始めに「全道ウェブ朝礼」を行うほか、ハラスメントに関する「全道ウェブ研修」も実施。毎月の全道事務局長会議も数回はウェブ会議に変わり、打ち合わせにも活用されています。

 利用時間に応じて多少ランニングコストはかかりますが、会議にかかわる交通費が大きく削減され、何より移動時間を節約できることが喜ばれています。今後は、膝を突き合わせて行う会議とウェブ会議を目的に合わせて組み合わせるほか、会議だけではなく講演会や同友会大学の配信などへの利用拡大についても研究していきます。

参加機会増えた!~理事会などで活用【山形】

 山形同友会では、2017年より「ウェブ会議」を始めました。

 毎月1回の山形市で開かれる理事会や委員会には、県内4つのエリアから参加します。特に日本海沿岸の庄内エリアからは高速道路を使って片道1時間半以上、冬場は雪による路面状況と山を越えるルートであるため、さらに時間がかかります。そのため、距離が遠くなるほど欠席する会員が多く、支部によって同友会活動に温度差が生じるという課題がありました。

 組織委員会では、その時間とコストを軽減し、各支部・各委員会・各部会の取り組みと課題を共有し、組織強化を図るために「ウェブ会議」の導入を進めてきました。準備期間は約1年で、インターネット電話サービスやシステムを試験的に運用してきました。その結果、「WiMAX2」でネット環境を整え、「Skype for Business」を活用することを決めました。

 現在、毎月の理事会や委員会には「ウェブ会議」で毎回参加する会員も出てきました。また、庄内支部では、支部長の会社をサテライト会場としてつなぎ、社員共育委員会に参加しています。

 利用者からは、「時間の効率がよくなり、参加する機会が増え、県理事会や組織委員会の議論の過程が分かるので、支部に提案しやすくなった」「自分の中で悶々としていた経営課題を委員会で学ぶことができ、深めることができるようになった」という声が寄せられています。

 この取り組みは、組織間と会員間の横のつながりを強化すると同時に、同友会運動の浸透につながっています。

スマホで会議~200km離れた支部を結ぶ【和歌山】

 和歌山同友会では2年前より、IT化を推進する一環としてウェブ会議システム(V―CUBE)を導入しています。

 和歌山同友会は7支部で構成されており、事務局を設置している和歌山支部と、約200キロメートル以上はなれている新宮支部があり、移動時間などの問題で理事会出席率に大きな課題がありました。ウェブ会議システムは大企業では当たり前のように普及していますが、中小企業ではまだまだです。会員が事業展開をする際や社員との連絡にウェブ会議ツールを使用することで、距離と時間を克服できる大きなビジネスチャンスが得られます。このような課題を解決する取り組みとしてウェブ会議システムを活用しています。

 現在、理事は立て込んだ仕事の合間でも、理事会開催場所が離れていても、自社のパソコンやスマートフォンからの出席が可能となりました。その結果、出席への選択肢が広がり出席率が向上することで、より多くの意見が反映される理事会になり、県事業の出席率向上にもつながりました。

 現在では委員会などでもウェブ会議システムが使用され、全支部より選出された委員が負担なく出席できるようになり、自主運営による活発な議論が展開されながらシステムの普及が進んでいます。

「中小企業家しんぶん」 2018年 5月 25日号より

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